En estos tiempos, muchas empresas están en pleno proceso de transformación digital. Pero más allá de computadoras modernas o guardar todo en la nube, transformarse digitalmente significa aprovechar el conocimiento y encontrar nuevas formas de hacer las cosas mejor y más rápido.

Quiero contarles una experiencia personal, relacionada con el manejo de documentos, que creo puede ser útil para quienes estén buscando mejorar sus procesos.

Todo empezó con una necesidad …

En nuestro trabajo, manejábamos una gran cantidad de documentos importantes: informes, oficios, reportes, entre otros. Al comienzo, lo que hacíamos era digitalizarlos (escanearlos) y luego subirlos a una carpeta en la nube, como Google Drive y servidores en la nube.

Para encontrarlos más fácilmente, les poníamos etiquetas o descripciones (lo que se conoce como metadata), como el número de documento, asunto, entidad emisora y la fecha, generando desarrollo de aplicaciones para apoyar esta actividad, el cual nos ayudaba a ubicar documentos relacionados. Era un avance respecto a los archivos en papel.

Luego quisimos ir más allá …

Después descubrimos herramientas que podían convertir los documentos escaneados en texto legible por computadora, incluso si venían como imágenes. Esto fue un cambio importante, porque nos permitió guardar todo ese contenido en una base de datos, y así buscar dentro del texto mismo, no solo por el nombre o etiquetas.

Por ejemplo, si queríamos encontrar un documento que mencionaba cierta frase o tema específico, ahora podíamos hacerlo. Eso sí, todavía se necesitaba que alguien revise los documentos para interpretar el contenido y sacar conclusiones, lo cual seguía tomando tiempo.

¿Y se puede mejorar aún más? ¡Claro que sí!

Hoy estamos dando un nuevo paso gracias a la inteligencia artificial (IA) y la automatización de tareas, por ejemplo, herramientas como n8n, API de OpenAI, Supabase que nos ayudan a crear flujos de trabajo automáticos, permitiéndonos mejorar aspectos como:

 

Modelo n8n para leer documentos

• Cuando alguien sube un nuevo documento, el sistema lo detecta solo.
• Extrae el texto automáticamente.
• Analiza el contenido y lo guarda en una base de datos inteligente.
• Incluso puede identificar temas, agrupar documentos similares o generar resúmenes.

 

Todo esto sin necesidad de que una persona intervenga en cada paso.

El resultado …

Pasamos de tener documentos guardados como archivo a tener información viva y útil. Hoy podemos buscar ideas, temas o palabras dentro de miles de documentos en segundos. Además, el sistema aprende con el tiempo y mejora su precisión.

Este cambio no solo ahorra tiempo y costos, también nos ayuda a tomar mejores decisiones, basadas en información concreta y accesible.

"Transformar digitalmente una empresa no es solo cuestión de tecnología, sino de aprender a convertir la información en conocimiento útil que impulse mejores decisiones."